Close

8 januari 2016

5 Tips om te zorgen dat je toekomstverkenning impact heeft

Hoe zorg je dat je toekomstverkenning echt impact heeft? In toekomstverkenningen staan creatief denken en verbeeldingskracht centraal. Vaak geeft het proces op zich al veel inzicht aan de mensen die direct betrokken zijn bij het project. Maar hoe maak je de vertaalslag naar de rest van je organisatie? Uit onderzoek is gebleken* dat het voor veel mensen lastig is de stap te maken van het toekomstdenken naar concrete toepassingen of besluiten.

Voor alle methoden van toekomstverkenning geldt dat ze dienen als instrument en niet als doel op zich. Een toekomstverkenning, of specifieke methode van toekomstverkenning, zet je bijvoorbeeld in om een bepaalde strategische keuze te kunnen maken, om meer inzicht te krijgen in een complex onderwerp of om innovatieve concepten te ontwikkelen. Inspiratie opdoen alleen is dus niet voldoende voor een geslaagd project.

In dit blog geven we je 5 tips om te zorgen dat je wel echt impact kan hebben met je toekomstverkenning.

  1. Reserveer tijd en geld voor het verspreiden van je resultaten en het gebruiken van je instrumenten
  2. Zorg dat de onderzoeksvraag goed is afgebakend
  3. Kies de juiste methode
  4. Betrek de juiste stakeholders (en op het juiste moment)
  5. Te groot voor de la

1. Reserveer tijd en geld voor het verspreiden van je resultaten en het gebruiken van je instrumenten

Een bekende valkuil bij het maken van toekomstverkenningen is dat 80% van de tijd en het budget gespendeerd wordt aan het maken van producten. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van scenario’s, het maken van een trendpresentatie of een rapportage. Er wordt maar weinig tijd en geld gereserveerd voor het verspreiden van de resultaten en om te zorgen dat ze bruikbaar zijn voor mensen die niet direct bij de verkenning betrokken waren. Dit kan ertoe leiden dat mensen die niet bij de verkenning betrokken zijn geweest zich afvragen “wat ze er nou mee kunnen” of “wat die verkenningsgroep nou heeft gedaan de afgelopen maanden”.

Zorg dat je bruikbare producten oplevert en ook voldoende tijd hebt om op verschillende plekken in je organisatie de instrumenten die je hebt ontwikkeld in te zetten. Of lever iets op wat mensen makkelijk zelf kunnen gebruiken.

2. Zorg dat de onderzoeksvraag goed is afgebakend

Het goed afbakenen van de onderzoeksvraag is een cruciaal onderdeel voor een geslaagd project, maar is vaak iets waar te weinig tijd aan wordt besteed. Niet zo gek want het kan veel tijd kosten om echt een scherpe onderzoeksvraag te formuleren. Een goede onderzoeksvraag voor een toekomstverkenning is relevant en herkenbaar voor de organisatie, maar moet ook uitdagen om de huidige (bekende) denkbeelden te doorbreken en tot nieuwe inzichten te komen.

Als er geen heldere onderzoeksvraag is geformuleerd is het lastig om aan het einde van een project te bepalen of de juiste resultaten zijn behaald. Ook bepaalt de onderzoeksvraag welke methode het meest geschikt is voor je project: heb je scenario’s nodig, een trendanalyse, een roadmap, science fiction prototyping? Of – zoals meestal het geval is – een juiste combinatie van meerdere methoden? Ook bepaalt de onderzoeksvraag, in combinatie met de gekozen methoden welke stakeholders je wil betrekken bij je verkenning. Bezuinig dus niet op de tijd die nodig is om een heldere onderzoeksvraag te formuleren.

3. Kies de juiste methode

Niet alleen de onderzoeksvraag bepaalt welke methode je inzet voor je toekomstverkenning. Een methode moet ook passen bij de cultuur van de organisatie waar je voor werkt. Zijn er in het verleden positieve of negatieve ervaringen met bepaalde methoden opgedaan? Worden mensen enthousiast van een creatieve, vrije werkvorm of hebben ze behoefte aan structuur?

Enerzijds wil je rekening houden met wat goed past bij een organisatiecultuur. Anderzijds is het aan te bevelen in een toekomstverkenning te werken met een methode die nieuw is voor je organisatie. Dat bevordert het vrije denken en maakt duidelijk dat het maken van een toekomstverkenning geen business as usual is.

4. Betrek de juiste stakeholders (en op het juiste moment)

Het is een uitdaging om de resultaten van een toekomstverkenning te verspreiden en bruikbaar te maken buiten de groep mensen die direct bij de verkenning betrokken was (zie punt 1). Probeer dus al vanaf het begin van je project zoveel mogelijk stakeholders, experts en creatieve denkers te betrekken bij je verkenning. Niet iedereen kan bij het hele project betrokken zijn, maar er zijn veel verschillende momenten en rollen in een toekomstverkenning waarvoor je verschillende stakeholders kunt inzetten of raadplegen.

Bedenk goed wie je op welk moment kan betrekken bij je verkenning en welke rol je diegene geeft. Vooral het betrekken van de personen die uiteindelijk besluiten moeten nemen op basis van de resultaten van de verkenning (directieleden of bestuurders) kan een uitdaging zijn. Zij hebben vaak weinig tijd. Wees dus op tijd met je uitnodigingen voor bijeenkomsten en probeer ook tussentijdse resultaten te verspreiden. Zo krijgen alle belangrijke spelers een kans om mee te denken.

5. Te groot voor de bureaulade

Zorg dat het product dat je oplevert ook een fysiek resultaat heeft. En zorg dat het resultaat te groot is om in een bureaulade of onderop een stapel papierwerk te verdwijnen. Een simpele oplossing is het visualiseren van de (deel)resultaten. Bijvoorbeeld van de scenario’s die je hebt ontwikkeld, van de belangrijkste trends of wild cards, of de conclusies die uit het project zijn gekomen. Laat een poster of infographic maken, druk het af op A1 formaat en hang of zet het op een plek waar mensen vaak langs komen. Bijvoorbeeld bij de kopieermachine of bij de koffieautomaat. Zo blijven mensen herinnerd aan het project en is het makkelijk te refereren aan jullie werk.

 

 

* Zie bijvoorbeeld:

  • Calof, J., Smith, J. E. (2012),”Foresight impacts from around the world: a special issue”, Foresight, Vol. 14 Iss: 1 pp. 5 – 14
  • Calof, J., Miller, R., Jackson, M. (2012),”Towards impactful foresight: viewpoints from foresight consultants and academics”, Foresight, Vol. 14 Iss: 1 pp. 82 – 97